Office Manager / Empfangsmitarbeiter (m/w/d)
Die ifp Privates Institut für Produktqualität GmbH ist ein akkreditiertes Prüflabor mit Hauptsitz in Berlin und zwei weiteren Standorten. Seit unserer Gründung im Jahr 2004 haben wir uns, mit unseren rund 400 Mitarbeitenden, zu einem der führenden Labore im Bereich Lebensmittelanalytik sowie für die Analytik von Futtermitteln, Trinkwasser und Arzneimitteln entwickelt. Unser Institut produziert zudem innovative Diagnostika für die Anwendung in Untersuchungs- und Prüflaboren. Von der Expertise des ifp auf dem Gebiet der Lebensmittelanalytik und Kitentwicklung profitieren Unternehmen auf der ganzen Welt.
Die PositionZur Verstärkung unseres Teams am Standort Berlin suchen wir eine*n Office Manager*in (m/w/d).
Deine Aufgaben- Management des Empfangsbereichs sowie erste Ansprechperson für Besucher*innen, Kund*innen, Lieferant*innen und Dienstleister*innen sowie Mitarbeitende – persönlich, telefonisch und per E-Mail
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs unseres Empfangs, u. a. Bestellung, Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial, Organisation von internen Terminen, Buchung von Reisen und Veranstaltungen
- Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten, E-Mails und Postsendungen
- Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen
- Erledigung von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten sowie Pflege zentraler E-Mail-Postfächer
- Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Listen und Daten
- Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung von Belegen
- Abstimmung und Koordination mit externen Dienstleister*innen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kauffrau*mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r, Hotelkauffrau*mann, Hotelfachfrau*mann oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder Assistenz von Vorteil
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie serviceorientiertes Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Hohe Zuverlässigkeit, hohes Verantwortungsbewusstsein und hohe Stressresistenz
- Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B2)
- Zuschuss zum Jobticket und zur betrieblichen Altersvorsorge
- Lademöglichkeiten für Elektrofahrzeuge
- Betriebsrestaurant mit bezuschusstem Speiseangebot
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- 30 Tage Urlaub
- Corporate Benefits (Rabatte für Mitarbeitende)
- Zuschuss zur Urban-Sports-Clubmitgliedschaft
- Benefitatwork (Vorträge, Coaching & Expert*innenberatung in allen Lebenslagen)
Du möchtest uns unterstützen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über unsere Karriereseite!
Web www.ifp-labs.com
Karriereseite jobs.ifp-labs.com
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Benefits
